12: Paperless: la digitalizzazione (parte 2)

Concludiamo la serie di puntate legate alla digitalizzazione. Nella scorsa puntata abbiamo guardato come si acquisisce del materiale in digitale. Oggi vedremo come organizzare i documenti così acquisiti, che nomenclatura dargli, come lavorare in digitale e condividere i documenti ed infine cosa tenere in carta. Follow-up Nella parte di cattura acquisizione ci siamo scordati di una opzione presente di base in iOS / iPadOS ovvero la scansione da File. Quando si apre l'app File premere sui tre puntini presenti nella barra di sinistra sopra il nome dell’applicazione File. Si aprirà un menù a scomparsa in cui la terza voce è "Scansiona documenti". 1. Organizzare i documenti digitali Abbiamo acquisito in digitale i nostri documenti e mo' che ci facciamo? Dove li mettiamo? Come li organizziamo? Due possibili modi di salvare i nostri documenti: in una struttura a cartelle organizzata per aree TAG La prima è soluzione più semplice ed a prova di futuro. La seconda è moderna ma meno supportata. Ad esempio in macOS il sistema a tag è supportato da Maverick ma su iOS ed iPadOS pur essendo supportato è relativamente complesso da gestire. Sistema di Tags non apple Leap Che nome dare ai documenti? Abitualmente utilizzare il prefisso: ANNO-MESE-GIORNO Poi un nome significativo, ovvero un nome che descriva il contenuto del documento. Non c’è limite alla lunghezza del nome ma è sempre meglio non avere file con nomi troppo lunghi. Se salvate delle email come PDF può essere utile mettere il nome del mittente e quello del ricevente prima dell'oggetto. Una terza via: esiste, e ricomprende tutti quei programmi che, specificamente si occupano di archiviare e catalogare i documenti. I PRO di queste soluzioni è che è il programma a preoccuparsi di strutturare il tutto. I CONTRO sono che i vostri dati sono all’interno di questo programma. Esempio Evernote permette di catturare ed archiviare in taccuini fare OCR dei documenti ma estrarre grosse moli di documenti da Evernote è un inferno. Su Mac La gestione dei documenti è relativamente semplice. Se si usa una struttura a cartelle il consiglio è quello di non esagerare con le sotto-cartelle. Può diventare complicato navigare dopo 5 o 6 livelli di sotto insieme. Con i TAG la situazione è diversa. Il grosso vantaggio dei TAG è che possono essere dati più TAG al medesimo documento e quindi 1 documento può stare in più sottoinsiemi, mentre con la struttura a cartelle potremmo aver bisogno di duplicare i documenti. Automazione di una pratica con Automator articolo di Filippo. iPhone e iPad La vita con i dispositivi mobili di Apple è più complessa. Il "peccato originale" è che su questi dispositivi l’archetipo di funzionamento non è il documento ma l’app. Per cui ogni app aveva il suo contenitore in cui salvava i propri documenti e questi documenti erano solo per quell’app. Al massimo era possibile copiare un documento da un’app all’altra. Con l’arrivo di File e dei document provider di terze parti questa limitazione è notevolmente diminuita ma salvare i documenti non è comodissimo. Abbiamo già parlato di come funziona File nella puntata 4 e 5 dedicate rispettivamente ad iOS ed iPadOS quindi non ci ripetiamo qui. Per la gestione e movimentazione di molti documenti iPhone e iPad richiedono l’utilizzo di applicazioni come Comandi Rapidi o app come ToolBox Pro di cui ci occuperemo in future puntate. 2. Lavorare in digitale Abbiamo archiviato i documenti che abbiamo acquisito ma come li tiriamo fuori quando ci servono? Trovare i documenti Sia in macOS che su iOS / iPadOS ci sono funzioni di ricerca abbastanza evolute. Quello tuttavia che fa la differenza è che i nostri documenti abbiano l’OCR ovvero l’optical character recognition, il riconoscimento ottico del testo. In pratica per i documenti che non nascono direttamente in digitale è possibile applicare con appositi software un livello nascosto al cui interno viene inserito il testo riconosciuto dal software. Se originariamente il riconoscimento del testo non era molto preciso oramai è un’operazione relativamente semplice sia su macOS che su iOS / iPadOS ed esistono anche progetti gratuiti. Una volta che dentro i nostri documenti PDF c’è del testo da cercare il Finder così come File può eseguire delle ricerche anche nel contenuto dei documenti e quindi rendere più facile trovare un documento che abbiamo "perso". L’altro metodo è cercare i documenti in base alla struttura a cartelle da noi costruita e dalla nomenclatura che gli abbiamo dato. 3. Condividere i documenti Oltre ad acquisire, archiviare e trovare i documenti a volte dobbiamo condividerli con altri, come fare? Ci sono modi "fisici" e modi "virtuali" Il modo fisico La soluzione più semplice è una chiavetta USB. È anche la soluzione più sconsigliata di tutte. Le chiavette USB o per quanto vale i dischi esterni sono facili da perdere o da essere rubati. Inoltre possono essere veicolo di virus ed altro. Una soluzione Apple interessante e che molti non conoscono è AirDrop. Il cloud Se avete salvato i vostri documenti in cloud (Dropbox, iCloud, GoogleDrive, OneDrive etc …) condividere i dati con soggetti terzi è relativamente semplice. Potete condividere singoli documenti cosi come intere cartelle. Spesso scegliendo quando e quanto condividere. Piccola nota per [Nextcloud.](htttps://nextcloud.com) È una soluzione open-source. La cosa interessante è che rispetto ai giganti di internet con una soluzione del genere potete gestire voi stessi i avere i vostri dati. Se svolgete attività sensibili o se non volete che altri possano potenzialmente ficcare il naso nei vostri affari questa è un’ottima soluzione. Esistono società che offrono dei server Nextcloud o potete fare come Filippo e farvi il vostro server. 4. Backup Abbiamo parlato più di 1 ora su come fare i backup nella puntata 8 quindi vi rinviamo a quella. Piccola nota per ch usa solo iPhone / iPad. Per fare i backup dei dati ci sono “solo” 2 strade: Fare una copia su disco esterno collegato ad iPhone / iPad; non esistono soluzioni automatizzate di backup … bisogna fare la copia a manina trascinando i file dal dispositivo mobile al disco esterno collegato; Usare il cloud; come abbiamo già detto il cloud in senso tecnico non è un backup ma in questo caso è l’unico modo di avere una copia dei propri dati. 5. Cosa tenere in carta ? Parlate con il vostro commercialista o legale … MA in generale: Atti di acquisto di immobili, assicurazioni, certificati di matrimonio etc … Prescrizione del diritto / potere di accertamento Ag. Entrate Documentazione fiscale Dove ci potete trovare? Roberto: Mac e architettura: mach - dot - net.wordpress.com Podcast settimanale Snap - architettura imperfetta Filippo: Avvocati e Mac punto it Ci sentiamo la settimana prossima.